Sistema de gestión inteligente dimensiona y controla inventarios en tiempo real

Herramienta desarrollada por una startup con apoyo de FAPESP funciona como un supermercado en el metaverso

Por Roseli Andrion  |  Agência FAPESP – El día a día de la mayoría de las empresas implica el control de inventarios. Puede tratarse de un hotel, un hospital o una fabricante de automóviles: la necesidad de administrar estos recursos es igualmente crucial para el desempeño de las actividades de cada uno de estos emprendimientos.

Para facilitar esta tarea, la startup E-Lean, con sede en el municipio de São Carlos, en el estado de São Paulo, Brasil, desarrolló una solución con inteligencia analítica y retroalimentación continua de datos para optimizar el dimensionamiento y control de inventarios en tiempo real. El proyecto cuenta con el apoyo del programa Investigación Innovadora en Pequeñas Empresas (PIPE), de la FAPESP.

La herramienta funciona como un supermercado en el metaverso, y las cantidades de productos disponibles en los estantes virtuales se dimensionan automáticamente en tiempo real con base en diferentes factores, como el comportamiento de la demanda, el desempeño operativo interno y posibles retrasos de los proveedores, entre otros. “El sistema redimensiona de forma ágil y automática los niveles de inventario y los lotes de reabastecimiento con inteligencia analítica y retroalimentación continua de datos”, explica Ricardo Renovato Nazareno, socio-director de E-Lean.

La solución se basa en los principios del Sistema Toyota de Producción, conocido por su eficiencia en la gestión de inventarios. A diferencia de las herramientas tradicionales, que se enfocan principalmente en el control de saldos, entradas y salidas, la propuesta de E-Lean enfatiza los procesos de dimensionamiento y planificación al responder a preguntas como “¿qué tipos de inventario valen la pena?” y “¿cuáles son las cantidades ideales?”. “Todavía hay empresas que dimensionan su inventario de manera esporádica, con revisiones cada tres meses, por ejemplo”, señala el ingeniero de producción.

El concepto, aunque fue concebido por un fabricante de automóviles, puede aplicarse a otros sectores económicos. “Sirve para el control de inventarios de medicamentos y materiales hospitalarios en hospitales, para control de inventario de alimentos y bebidas en resorts, y es útil para cualquier otro emprendimiento que realice gestión de inventarios”, comenta Nazareno.

Apoyo para consultoría

E-Lean es la vertiente digital de Hominiss Solutions, que existe desde 2002. En sus proyectos de consultoría, los especialistas percibieron la necesidad de una herramienta tecnológica, ya que muchas empresas utilizaban hojas de cálculo para el dimensionamiento y control de inventarios debido a las limitaciones de los sistemas ERP tradicionales. “Percibimos que había la oportunidad de desarrollar un producto que pudiera integrarse con los ERPs para llenar esas brechas”, afirma Nazareno.

Esta capacidad de integración permite a las empresas adquirir solo la funcionalidad específica de planificación y control del nivel de inventarios, sin necesidad de cambiar todo el sistema ya en uso. “Con un inventario mejor dimensionado, la empresa no pierde ventas por falta de productos y además garantiza mejor flujo de caja, porque evita tener artículos en exceso que no necesita.”

Inteligencia analítica avanzada

En esta solución, la toma de decisiones considera múltiples variables. “La capacidad de análisis humana es limitada. Al final de esta etapa del proyecto PIPE, la herramienta procesará automáticamente y de manera simultánea diversas informaciones —incluyendo, entre otros, variaciones en el comportamiento de la demanda, desempeño operativo interno y posibles retrasos de proveedores. En el futuro, también pretendemos que ella considere el impacto de otros factores externos, como variaciones climáticas, tipo de cambio del dólar, comportamiento del turismo, entrada de nuevos proveedores y productos disponibles en el mercado”, explica Angela Rossi Nazareno, ingeniera de producción y gerente de soluciones tecnológicas de E-Lean.

Un ejemplo práctico de esta capacidad de análisis ocurrió durante recientes brotes de virus en ciudades costeras del estado de São Paulo. “Muchas farmacias en Guarujá y otras playas se quedaron sin medicamentos para la diarrea y el malestar. Esa situación se repite cada año y representa tanto una pérdida de oportunidad de ventas como una falla en la atención a la población”, relata Nazareno.

En un escenario como ese, la solución puede monitorear activamente el comportamiento real de ventas y consumo para alertar sobre divergencias. “Si tú dimensionas el inventario para vender 20 unidades, pero en la práctica vendes 25 o 15, el sistema sugiere una reevaluación de los factores de dimensionamiento. A medida que se da el comportamiento real, la herramienta informa si hay diferencias.”

Además, el software ayuda a garantizar la disponibilidad de los productos correctos en el momento adecuado, evitando pérdidas de ventas y optimizando el flujo de caja al prevenir el exceso de productos en inventario. “Nuestras implementaciones han demostrado que es posible entregar más rápido y con menor costo características que antes se consideraban contradictorias.”

La ingeniera de producción señala que el sistema también contribuye al aumento de la productividad en los procesos productivos. “Inventarios intermedios bien dimensionados garantizan que la empresa tenga lo que necesita para producir en el momento justo. Así, no es necesario detener una máquina por falta de un componente”, afirma. “Eso evita reprogramaciones por falta de componentes, que afectan la productividad y la eficiencia operativa”, concluye Nazareno.

Diferencial de mercado

E-Lean se ha centrado prioritariamente en el segmento de medianas empresas, luego de que un estudio con más de 100 emprendimientos demostrara una brecha en el sector. “Identificamos que las grandes empresas de software desarrollan productos similares o incluso más complejos, pero no había una solución más simple y accesible para empresas que no cuentan con grandes equipos de analistas de datos”, destaca Angela.

El proyecto ya contempla una evolución gradual de las funcionalidades del sistema. “En una primera fase usaremos datos internos de la empresa, pero más adelante planeamos incorporar información externa como temperatura, previsión del tiempo y otros factores”, adelanta Angela. “Así, cada empresa podrá personalizar los factores más relevantes para su negocio. Queremos llegar a un nivel de refinamiento en el que se considere que, si el verano es más caluroso y el dólar está alto, habrá más turistas en el litoral, por lo tanto, más basura y más enfermos. Con esa información, se podrán tomar mejores decisiones.”

* Imagen de Andres Prada Garcia